Unter einer Mahnung versteht man die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung (also die Zahlung) zu erbringen.
Für die Mahnung gibt es keine besondere gesetzliche Formvorschrift. Die Mahnung kann daher schriftlich, also per Brief, Fax oder eMail, aber auch mündlich, also durch Telefonanruf oder persönliches Ansprechen erfolgen. Für den Eintritt des Verzugs ist nur eine einzige Mahnung erforderlich. Allerdings entsprechen bis zu drei Mahnungen der gängigen kaufmännischen Praxis. Wie oft der Schuldner/Kunde gemahnt werden sollte, hängt auch von seinem bisherigen Zahlungsverhalten und den bisher mit ihm gemachten Erfahrungen ab.
Um eine Forderung geltend machen zu können, muss sie fällig sein. Die Fälligkeit ergibt sich aus den zwischen Gläubiger und Schuldner getroffenen Absprachen, seien es vertragliche Vereinbarungen oder vom Vertragspartner akzeptierte Allgemeine Geschäftsbedingungen. Sobald eine Forderung fällig geworden ist, kann der Gläubiger Zahlung verlangen. Der Schuldner kommt somit grundsätzlich dann in Verzug, wenn er fällige Rechnungen nicht bezahlt und er hierfür einzustehen hat; außerdem muss ihn der Gläubiger durch Mahnung zur Zahlung besonders aufgefordert haben.
Allgemein ist bei der Mahnung zu beachten, dass diese die Angabe von Datum und Nummer der Rechnung und des Lieferscheins sowie der Fälligkeit beinhalten sollte. Dies dient der Eindeutigkeit und verschafft dem Schuldner/ Kunden Klarheit darüber, welcher einzelne Rechnungsposten vom Gläubiger angemahnt wird.
Grundsätzlich ist die Mahnung Voraussetzung für den Eintritt des Verzugs. Der Verzug tritt ein, wenn der Schuldner/Kunde die Forderung bei Fälligkeit nicht zahlt und auf die Mahnung nicht reagiert.
Eine Mahnung ist nach dem Gesetz für den Eintritt des Verzugs z.B. nicht erforderlich,
1. wenn “für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist”. Als spätester Leistungszeitpunkt muss dabei ein bestimmter Kalendertag festgelegt sein. Es genügt z.B. die Bestimmung “10. Kalenderwoche”, “2 Wochen nach Ostern”.
2. wenn die Leistung nach dem Kalender bestimmbar ist, z.B. “Bezahlung 2 Wochen nach Lieferung”, “30 Tage nach Rechnungsstellung”, “1 Jahr nach Baubeginn”.
3. wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert.
Der Schuldner einer Zahlungsforderung gerät nach dem Gesetz des weiteren ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit der Forderung und nach Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.